- Qu’est‑ce que le cycle de vie d’un formulaire ?
- Cycle de vie des définitions de formulaire
- Cycle de vie des données de formulaire
- Pour les définitions de formulaires et les données
- Étapes suivantes
Le cycle de vie d’un formulaire
Qu’est‑ce que le cycle de vie d’un formulaire ?
Un formulaire n’est pas quelque chose que l’on bricole puis que l’on oublie. En pratique, un formulaire et les données qui lui sont associées traversent plusieurs phases : c’est ce que nous appelons le « cycle de vie d’un formulaire ». Bien gérer ces phases est particulièrement important lorsque vous avez de grands volumes de formulaires complexes, par exemple dans le secteur public, ou les secteurs financier, assurantiel, santé, télécoms, éducation, etc.
Cela s’applique aux formulaires à proprement parler (appelés « définitions de formulaire » dans Orbeon Forms). Les définitions de formulaire concernent les auteurs de formulaires et les administrateurs, et passent typiquement par les phases suivantes :
- Conception du formulaire : Création du formulaire, généralement avec un concepteur visuel.
- Test du formulaire : Vérification que le formulaire fonctionne comme prévu.
- Publication du formulaire : Mise à disposition des utilisateurs.
- Révision du formulaire : Évolutions et versionnage pour répondre à de nouveaux besoins.
- Supervision du formulaire : Administration et suivi dans le temps.
- Archivage du formulaire : Archivage pour référence ultérieure.
Cela s’applique aussi aux données de formulaire, qui suivent des phases complémentaires :
- Saisie des données : Les utilisateurs remplissent le formulaire.
- Validation des données : Vérification du respect des contraintes.
- Soumission des données : Enregistrement ou envoi vers un système tiers.
- Traitement des données : Traitement, le plus souvent côté système backend.
- Archivage et suppression des données : Archivage pour référence ou suppression pour raisons d’espace ou de conformité.
Orbeon Forms vous aide à couvrir la plupart de ces phases. Le reste de cette page donne plus de détails.
Cycle de vie des définitions de formulaire
Conception du formulaire
Form Builder (notre outil de construction de formulaires) permet de créer des formulaires visuellement, sans écrire de code. Vous pouvez utiliser une large palette de contrôles : champs texte, sélecteurs de date, listes déroulantes, etc., ainsi que des formulaires à plusieurs pages, sections et onglets.
Test du formulaire
Form Builder permet de tester un formulaire directement dans le navigateur.
De plus, la page d’administration de Form Runner permet de gérer des systèmes avec plusieurs environnements. Vous pouvez ainsi publier un formulaire :
- localement en développement ;
- puis le pousser vers un environnement de pré‑production ;
- et enfin vers la production.
Pour plus de détails, voir Opérations à distance.
Publication du formulaire
Orbeon Forms distingue clairement les formulaires non publiés des formulaires publiés :
- Formulaires non publiés : visibles uniquement par les auteurs.
- Formulaires publiés : visibles par les utilisateurs autorisés dans un environnement donné.
En outre, un formulaire publié peut être :
- rendu indisponible, temporairement ou définitivement ;
- remis à disposition des utilisateurs ;
- rendu disponible uniquement sur une période donnée (« fenêtre temporelle ») ;
- supprimé définitivement.
Voir aussi Publication d’un formulaire.
Permissions d’accès au formulaire
Orbeon Forms vous permet d’accorder des droits de création, lecture, modification ou suppression des données d’un formulaire en fonction des rôles des utilisateurs.
En complément, vous pouvez partager l’accès à un formulaire via une URL et un jeton, sans obliger les utilisateurs à se connecter.
Révisions du formulaire
Une fois publié, il est rare qu’un formulaire n’évolue pas. Orbeon Forms prend en charge différents types de changements :
- petites modifications, comme corriger un libellé ou ajouter une langue ;
- ajout ou déplacement de contrôles ;
- changements plus profonds.
Dans le premier cas, les formulaires publiés peuvent être mis à jour sur place.
Dans le deuxième cas, Orbeon Forms propose la migration simple des données, qui permet à la nouvelle version de lire les données déjà saisies avec l’ancienne.
Dans le troisième cas, Orbeon Forms propose le versionnage des formulaires, qui consiste à rendre disponibles plusieurs versions : les utilisateurs peuvent terminer leurs brouillons sur l’ancienne version tandis que les nouveaux remplissent la nouvelle.
Ces outils vous aident à gérer l’évolution d’un formulaire dans le temps.
Administration des formulaires
En plus de ce qui précède, Orbeon Forms fournit deux vues pour gérer les formulaires :
- La vue « Formulaires publiés » de Form Runner, qui liste tous les formulaires disponibles dans un environnement.
- La vue « Admin Form Runner », qui permet de voir tous les formulaires et d’effectuer des tâches d’administration.
Ces deux vues gèrent un grand nombre de formulaires grâce à la recherche et aux filtres.[^2024.1]
Cycle de vie des données de formulaire
Saisie des données
Avec un formulaire publié auquel un utilisateur a accès, la saisie peut commencer. Dans Orbeon Forms, on distingue principalement deux types de données :
- Les données provenant des champs, listes déroulantes, boutons radio, etc.
- Les pièces jointes, par exemple images, vidéos et fichiers.
Présenter un formulaire ne suffit pas : Orbeon Forms inclut des fonctionnalités essentielles :
- Accessibilité. Orbeon Forms vise un balisage accessible et la prise en charge des lecteurs d’écran. Pour en savoir plus, voir Formulaires accessibles.
- Localisation. Les formulaires peuvent être proposés en plusieurs langues. Les libellés, aides et messages d’erreur sont traduisibles dans Form Builder, et l’utilisateur choisit sa langue. Voir Localisation des formulaires.
Orbeon Forms permet d’importer des données depuis des fichiers Excel — pratique pour des volumes importants ou des migrations.
Vous pouvez intégrer des formulaires de plusieurs manières, notamment :
- depuis des applications Java ;
- depuis toute application via une API (interface de programmation d’application) JavaScript, y compris des composants React ou Angular.
Voir Liens et intégration.
Les formulaires fonctionnent sur ordinateur, tablette et mobile.
Validation des données
Tous les champs et pièces jointes sont validables, notamment :
- Champs requis ;
- Types de données (entier, date, etc.) ;
- Expressions régulières ;
- Longueurs et tailles maximales ;
- Nettoyage du texte riche (HTML).
Toutes les validations sont, au final, vérifiées côté serveur, garantissant l’intégrité des données et empêchant leur contournement.
Soumission des données
Orbeon Forms prend en charge l’enregistrement des données dans une base relationnelle (PostgreSQL, MySQL, Oracle, SQL Server, DB2, voire SQLite) ou via un fournisseur de persistance personnalisé. Les pièces jointes peuvent être stockées séparément sur le système de fichiers. Les données enregistrées peuvent ensuite être relues et modifiées par les utilisateurs autorisés.
Orbeon Forms permet aussi d’envoyer les données et pièces jointes à un service externe :
- en complément de l’enregistrement en base ;
- ou sans rien stocker dans la base d’Orbeon Forms.
La soumission s’appuie sur des processus simples que vous pouvez configurer, par exemple :
- valider les données ;
- puis enregistrer en base ;
- puis envoyer un e‑mail avec le PDF en pièce jointe ;
- puis appeler un service.
Voir Boutons et processus.
Orbeon Forms peut également exporter ou envoyer les données sous forme de PDF. Voici un exemple d’une facture PDF générée automatiquement, ainsi qu’un modèle PDF rempli par Orbeon Forms :
Pour en savoir plus, voir l’article de blog et la documentation.
Traitement des données
Les données collectées doivent être accessibles. Orbeon Forms stocke les données dans une base relationnelle et fournit des API de recherche et d’accès. Des vues relationnelles facilitent aussi les requêtes.
Souvent, une partie du traitement se fait directement dans Orbeon Forms ; par exemple, un évaluateur peut approuver ou rejeter un dossier. Ceci s’appuie sur la notion d’étape de workflow, combinée aux rôles et permissions.
La page « Résumé » de Form Runner permet de lister, trier, rechercher, et même modifier en masse des données enregistrées.
Pour les définitions de formulaires et les données
Archivage et suppression
Orbeon Forms propose plusieurs exports pour archiver à la fois les définitions de formulaires et les données :
- Export Excel : vous pouvez exporter une définition de formulaire en Excel, ainsi que les données d’une page Résumé ;
- Export en masse : vous pouvez exporter tout ou partie des définitions de formulaires (brouillons ou publiés) vers un fichier ZIP.
Exemple d’export Excel :
À l’inverse de l’archivage, vous pouvez supprimer ou purger définitions, données et pièces jointes.
Sécurité
Orbeon Forms couvre de nombreux aspects de sécurité, notamment :
- prévention des dépassements de tampon ;
- prévention du cross‑site scripting ;
- authentification des utilisateurs ;
- prévention des injections de données.
Voir Sécurité.
Étapes suivantes
Vous pouvez maintenant :
- Essayer Orbeon Forms : plusieurs options simples.
- Nous contacter pour toute question ou une démonstration.